Politique sur la protection des renseignements personnels

1. ENGAGEMENT À L’ÉGARD DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Intel2Talent Canada Inc. « Intel2Talent » s’engage à protéger le secret, la confidentialité, l’exactitude et la sécurité des renseignements personnels qu’elle détient. La présente politique décrit la façon dont Intel2Talent recueille, utilise, communique et protège les renseignements personnels des clients, candidats et autres personnes qui font affaire avec elle ou qui travaillent chez Intel2Talent.

On entend par « renseignements personnels » les données au sujet d’une personne identifiable ou qui permettent d’établir directement ou indirectement l’identité d’une personne, tel que le nom, l’adresse postale ou courriel, l’âge, le genre, les données financières personnelles ou des numéros d’identification.

Intel2Talent est une firme de recrutement d’exécutifs et d’administrateurs de société, d’évaluation et de consultation d’envergure nationale dont la place d’affaires est établie à Montréal et qui est soumise aux lois fédérales et provinciales sur la vie privée. Ses obligations s’appliquent également à tous ses associés, consultants, employés, fournisseurs et mandataires, dans le cadre de la prestation de leurs services professionnels. Ainsi, les renseignements personnels qu’Intel2Talent détient ou recueille sont traités et gérés conformément aux lois sur la protection de la vie privée et de la confidentialité des données.

Intel2Talent s’engage à recueillir, à utiliser et à communiquer tout renseignement personnel de façon responsable, uniquement dans les limites du consentement donné et dans le cadre de ses activités professionnelles. Elle s’engage également à ce que les renseignements qu’elle recueille sur les personnes et les organisations soient limités à ceux qui sont nécessaires afin de fournir ses services professionnels, de répondre aux demandes et instructions de ses clients ou pour toute autre raison identifiée dans la présente politique.

Intel2Talent spécifie que les données recueillies ne seront utilisées que dans le cadre des termes de la présente politique, selon ce qu’exige ou autorise la loi, ou une fois qu’elle aura obtenu un consentement écrit et explicite pour ce faire.

2. NATURE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS RECUEILLIS

Intel2Talent recueille et gère différents types de renseignements personnels dans le cadre de la prestation et de la gestion de ses services professionnels, soit par exemple :

coordonnées, nom, courriel et numéro de cellulaire;
renseignements d’embauche (CV, titre de poste, scolarité, antécédents professionnels, nom de l’employeur actuels et antérieurs, certification, classification, association professionnelle, revenue annuel, références);
autres renseignements personnels requis en fonction des mandats.

3. RAISONS POUR LESQUELLES INTEL2TALENT RECUEILLE, UTILISE ET COMMUNIQUE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

A. Renseignements personnels recueillis dans le cadre de mandats

Intel2Talent peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels pour les fins suivantes :

Rechercher des candidats dans le cadre de mandats de recrutement qui nous sont confiés par nos Les renseignements concernant les candidats potentiels sont transmis à nos clients uniquement dans le cadre de la prestation de nos services. Lorsqu’un mandat est confidentiel, seules les informations essentielles concernant des candidats potentiels sont partagées.
Mandats de cartographie pour certains postes ou industries, et études de marché. Dans de tels cas, seules les informations de base sont partagées.
Mandats de consultation, d’évaluation et de Des informations sont partagées entre nos clients et nos consultants selon les mandats, toujours dans le respect des lois en vigueur.
Présentations de nos services, des invitations à des événements, des annonces de nos développements et de notre équipe,

B. Renseignements personnels recueillies dans le cadre d’embauches pour Intel2Talent

Employés

À titre d’employeur, Intel2Talent recueille et utilise des renseignements personnels sur ses employés. Nous nous engageons à ne recueillir, à n’utiliser et à ne communiquer ces renseignements que si nécessaire afin de gérer adéquatement les relations avec nos employés.

Candidats potentiels internes

Intel2Talent recueille des renseignements personnels sur les candidats qu’elle aimerait embaucher pour ses propres fins afin d’évaluer leur candidature en vue de leur embauche. Ces renseignements peuvent provenir de tiers, par exemple dans le cas des références professionnelles, de la vérification des antécédents et des services de présélection. Si le candidat n’est pas embauché, Intel2Talent conserve ses renseignements pour une période raisonnable dans l’éventualité qu’un autre poste se libère ou que le candidat postule à nouveau, sauf si la personne concernée en demande la suppression. Les vérifications d’antécédents sont conservées au dossier pendant un an. Si Intel2Talent embauche le candidat, les renseignements sont ajoutés au dossier d’employé de ce dernier.

Intel2Talent recueille et conserve aussi des renseignements personnels sur ses anciens employés, comme leur nom, leurs coordonnées ainsi que leur statut et leurs antécédents professionnels.

C. Renseignements personnels recueillis sur le site Web

Lorsqu’une personne navigue sur le site Internet d’Intel2talent, certains renseignements personnels sur les fichiers témoins (cookies) du fureteur, adresse IP, la langue, la date et l’heure des visites ainsi que les pages consultées sont recueillis. Toutefois, aucun renseignement personnel n’est extrait de ce processus et ces données ne sont communiquées à aucun tiers, conformément à la présente politique sur la protection des renseignements personnels.

4. AUTORISATION ET CONSENTEMENT D’UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Lorsqu’un tiers divulgue les informations personnelles d’une autre personne à Intel2Talent, par exemple lors de la vérification des antécédents judiciaires ou de diplômes par une firme externe, celle-ci déclare avoir préalablement obtenu l’autorisation du candidat pour qu’Intel2Talent recueille, utilise et communique ses renseignements personnels aux fins prévues dans la présente politique, et qu’elle a le pouvoir juridique d’autoriser Intel2Talent d’y avoir accès.

Dans bon nombre de situations, la législation relative à la protection des renseignements personnels oblige Intel2Talent à obtenir l’autorisation de toute personne pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à son sujet. Ce consentement peut être donné oralement ou par écrit; il peut être explicite (dans un formulaire de consentement, par courriel, en personne ou au téléphone) ou implicite (par exemple, quand quelqu’un fournit des renseignements personnels dans le contexte d’une relation), selon les circonstances et le degré de confidentialité de l’information. Le consentement permet d’utiliser les renseignements personnels de façon raisonnable dans le cadre d’une prestation de services pour aussi longtemps que nécessaire aux fins précitées. L’autorisation reste en vigueur même après la fin de la relation avec Intel2Talent, à moins que la personne ne retire par écrit son autorisation.

La loi comporte certaines exceptions en vertu desquelles Intel2Talent n’est pas tenu d’obtenir d’autorisation ou d’expliquer ses raisons pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels tel que : les situations d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne ou l’obligation de se conformer à une ordonnance d’un tribunal. Pour obtenir une liste plus exhaustive des exceptions, communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels mentionnée ci-dessous.

Mis à part les exceptions prévues par la loi, les renseignements personnels sont uniquement utilisés ou divulguées aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Si, pour quelque raison que ce soit, Intel2Talent doit utiliser ou communiquer des renseignements personnels à une fin autre que celle établie à l’origine, il entreprendra les démarches nécessaires pour obtenir l’autorisation de la personne concernée.

Intel2Talent conserve également certains renseignements relatifs à ses clients actuels et passés, toujours dans le respect des lois en vigueur.

5. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans le cadre des services offerts, Intel2Talent communique les renseignements personnels recueillis qu’à ses clients dans le cadre de mandats et services professionnels et ne communique aucun renseignement à d’autres tiers.

Intel2Talent ne vend, ne loue, ni n’échange des listes de clients ou de candidats ni aucun autre renseignement personnel.

6. EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS

Il est important que les renseignements personnels recueillis soient exacts et complets. Tout individu peut consulter, confirmer ou modifier ses renseignements personnels et ainsi aider Intel2Talent à maintenir ses informations et données à jour en lui mentionnant toute modification ou changement nécessaire (par exemple, changement de poste, une nouvelle adresse ou un nouveau numéro de téléphone).

Si une personne constate que certaines données à son sujet ne sont plus valides, ou sont incorrectes ou incomplètes, elle peut en faire part à Intel2Talent, qui apportera les corrections nécessaires rapidement et fera tous les efforts raisonnables pour communiquer ces modifications aux autres parties auxquelles il pourrait avoir envoyé par mégarde.

7. CONSERVATION ET SUPPRESSION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Intel2Talent conserve les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire afin de satisfaire les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, ou tel que la loi le permet ou l’exige.

Lorsque des renseignements personnels ne sont plus requis, Intel2Talent les supprime ou les détruit conformément à ses politiques et procédures en vigueur, ou si un client lui demande de les supprimer une fois un mandat complété ou autre délai, en tenant compte d’une période n’excédant pas sept (7) ans.

8. MESURES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Intel2Talent conserve les renseignements personnels en format électronique dans le système de gestion de documents et technologies qu’Intel2Talent utilise pour gérer ses dossiers. Elle met en place toutes les mesures appropriées, physiques et électroniques, pour protéger ses systèmes et l’ensemble des renseignements personnels qu’elle détient contre les utilisations ou accès non autorisés. Toutes les mesures de sécurité sont adaptées au degré de confidentialité des renseignements recueillis.

Les employés sont soumis à des normes et à des politiques sévères afin que les renseignements personnels soient protégés et traités en toute confidentialité.

Intel2Talent prend toutes les mesures appropriées pour protéger les renseignements personnels qu’elle détient, y compris dans les logiciels et sites commerciaux (appelés l’« infonuagique »).

9. COORDONNÉES DES PERSONNES-RESSOURCES

Toute personne peut communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels d’Intel2Talent pour obtenir de plus amples renseignements au sujet des politiques et des procédures à cet égard, pour demander l’accès à certains renseignements personnels que Intel2Talent pourrait détenir à son sujet, ou pour toute question ou préoccupation. Intel2Talent se réserve le droit de demander des renseignements personnels à toute personne pour vérifier son identité.

Intel2Talent répondra rapidement et fera tous les efforts pour remédier aux problèmes soulevés. Cependant, il se peut qu’il ne soit pas toujours en mesure de fournir certains renseignements personnels, car le droit d’accès à l’information n’est pas absolu. S’il n’est pas possible de fournir les renseignements demandés, Intel2Talent en informera la personne par écrit en lui expliquant les raisons ainsi que les recours possibles.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Joanne Berthiaume, Directrice, Services administratifs joanne.berthiaume@intel2talent.com